Familienwerk Sölden e.V.
Andrea Rombach, Projektleiterin Digitalisierung zu SYNO.care:

„Durch die SYNO Consulting Group AG haben wir die ganze Expertise im Paket gebündelt bekommen. Alle Beteiligten, SYNO, HMKOM-Kommunikationstechnik und Samsung, haben glänzend zusammengespielt.“

Über Familienwerk Sölden e.V.

Seit über 60 Jahren unterstützt das Familienwerk Sölden e.V. Familien in Notsituationen bei der Führung des Haushalts und bei der Versorgung der Kinder. Mit mehr als 280 ausgebildeten, staatlich anerkannten Fachkräften ist das Familienwerk in ca. 90 Stationsgebieten vertreten – von der Ortenau über den Hochschwarzwald bis nach Hohenzollern, vom Markgräflerland über den Hochrhein bis zum Bodensee. Das Familienwerk ist Mitglied im Caritasverband für die Erzdiözese Freiburg und wird durch das Erzbistum Freiburg gefördert.

Viele Familien können ein Lied davon singen: Dem Beruf nachgehen und sich gleichzeitig um Familie und Haushalt kümmern, kann sehr belastend sein. Wenn dann noch ein Elternteil ausfällt – beispielsweise aufgrund von Schwangerschaft, wegen Krankheit oder eines Kuraufenthalts – brauchen Familien Unterstützung. In diesen Situationen sorgt das Familienwerk Sölden e.V. dafür, dass der Familienalltag weiterläuft.

Das Einsatzgebiet des Familienwerk Sölden e.V. erstreckt sich im Südwesten Baden-Württembergs vom Landkreis Rastatt über die Ortenau und den Hochschwarzwald bis nach Hohenzollern und vom Markgräflerland über den Hochrhein bis zum Bodensee. 280 ausgebildete und staatlich anerkannte Fachkräfte unterstützen Familien in Notsituationen bei der Führung des Haushalts und bei der Versorgung von Kindern und Angehörigen.

Die Ausgangssituation:

Bis vor einem Jahr lief die interne Kommunikation hauptsächlich übers Festnetztelefon. „Unsere Fachkräfte hatten keine Dienst-Smartphones. Um ihnen ihre Einsatzziele und Familien mitzuteilen und weitere Informationen zu geben, hat die Einsatzleitung bei ihnen zu Hause angerufen. Das war sehr aufwendig und besonders am Wochenende oder abends war es schwer, alle zu erreichen“, schildert Andrea Rombach, Projektleiterin Digitalisierung bei der Familienwerk Sölden e.V., den damaligen Prozess.

Franziska Hummel, Fachbereichsleiterin Finanz- und Rechnungswesen, ergänzt: „Da die Mitarbeiterinnen über verschiedene Regionen verstreut sind und es kein gemeinsames Büro gibt, in dem sie sich regelmäßig treffen, findet wenig persönlicher Kontakt statt. Umso wichtiger ist die Kommunikation untereinander.

Die Anforderungen:

Deswegen wollten wir uns neu aufstellen und eine verlässliche Lösung schaffen, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, sowohl per Telefon als auch per E-Mail und Messenger miteinander in Kontakt zu treten.“

Wichtige Punkte waren außerdem, dass sich die Lösung schnell und unkompliziert einführen lässt und die Geräte so nutzerfreundlich sind, dass die Fachkräfte der Familienpflege sie selbstständig in Betrieb nehmen können. Da das Familienwerk Sölden e.V. über keinen eigenen IT-Administrator verfügt, holte es sich bei der Planung und Umsetzung des Projektes Unterstützung von der SYNO Consulting Group AG und deren Partner HMKOM-Kommunikationstechnik.

Vielseitiges Paket durch gute Zusammenarbeit

Neben den Geräten kümmerte sich die SYNO Consulting Group AG außerdem um alles, was noch dazu gehört, beispielsweise die Sim-Karten und Mobilfunkverträge. Sie hat ein Angebot ganz nach den Bedürfnissen des Familienwerk Sölden e.V. zusammengestellt, unter anderem mit einem kirchlichen Rahmenvertrag für Mobilfunk. Dank der fachkundigen Beratung konnte das Familienwerk außerdem von Projektgeldern profitieren.

Vom ersten Gespräch bis zur Inbetriebnahme der Geräte vergingen gerade mal drei, vier Monate. Die 300 Galaxy XCover 4s wurden dazu vom zertifizierten Samsung Partner HMKOM Kommunikationstechnik konfiguriert und vollumfänglich vorbereitet. Mit dem Rollout-Ready-Service waren keine prozessualen Schritte zur Inbetriebnahme nötig. Zusammen mit einem Begleitbrief zur richtigen Handhabung wurden die Geräte direkt an die Heimatadressen der Mitarbeitenden geschickt und konnten unmittelbar und vollumfänglich durch die Anwenderinnen in Betrieb genommen werden.

„Die Mitarbeitenden hatten daraufhin zweieinhalb Wochen Zeit, sich mit dem Gerät vertraut zu machen und eine Testmail von ihrer neu eingerichteten E-Mail-Adresse zu verschicken. Da wir ab diesem Zeitpunkt keine Mitarbeiterinfos mehr per Brief verschickt haben, sondern nur noch per Mail, war die Motivation groß, sich damit zu befassen“, so Hummel. „Um die Kolleginnen intern zu unterstützen, haben wir acht Mentorinnen ausgewählt, die wir vorab mit Geräten ausgestattet haben und die bei Problemen als Ansprechpartnerinnen zur Verfügung standen“, ergänzt Rombach.

Von Beginn an standen alle wichtigen Apps zur Verfügung, wie eine Übersetzungs-App für Einsätze in fremdsprachigen Familien und Apps zum Navigieren, für Einkaufslisten, Kinderlieder, Erste Hilfe und Video-Konferenzen. Dafür hat die HMKOM-Kommunikationstechnik eigens für das Familienwerk einen App- Store konfiguriert, in dem nur ausgewählte und von diesem freigegebene Apps zur Verfügung stehen.

„Unser Ziel war es, den Mitarbeiterinnen und der Geschäftsleitung des Familienwerk Sölden e.V. größtmögliche Unterstützung zu bieten und ihnen das Handling so leicht wie möglich zu machen – bei der Einführung der Geräte, aber auch im Nachgang bei der täglichen Betreuung. Technik- und Sicherheitsupdates sowie die Verfügbarkeit von Apps werden zentral gesteuert, sodass sie sich auch darum keine Gedanken machen brauchen, beschreibt Perach die Vorzüge der von der SYNO Consutling Group AG umgesetzten Lösung.

„Uns war es wichtig, dass wir ein Rundumsorglos-Paket bekommen und möglichst wenig zusätzlichen Aufwand haben. Das alles hätten wir ohne eigene IT-Abteilung selbst auch gar nicht leisten können, weder von den Kapazitäten noch vom Know-how“, betont Rombach. „Durch die SYNO Consulting Group AG haben wir die ganze Expertise im Paket gebündelt bekommen. Alle Beteiligten, SYNO, HMKOM-Kommunikationstechnik und Samsung, haben glänzend zusammengespielt.“

Fazit: Austausch, Teamspirit und Digitalisierungspläne

„Die Samsung Smartphones haben den Austausch untereinander deutlich vereinfacht und das Teamgefühl gestärkt“, freut sich Rombach. „Das Feedback, das wir von den Kolleginnen erhalten haben, ist sehr positiv. Besonders beliebt ist der Messenger, über den sie auch unterwegs schnell und unkompliziert Kontakt miteinander aufnehmen können.

Einen großen Vorteil sehen die Einsatzkräfte außerdem darin, dass sie jetzt früher erfahren, wo sie in der kommenden Woche arbeiten werden. Das gibt ihnen mehr Planungssicherheit“, zählt Hummel die Vorzüge, die die Einführung der Samsung Smartphones mit sich gebracht hat, auf.

Die beiden Frauen aus dem Finanzwesen haben noch mehr Ideen, wie sich die mobilen Geräte in Zukunft nutzen lassen, um Verbesserungen herbeizuführen: Beispielsweise ließe sich die Arbeitszeit- und Leistungserfassung optimieren. Bisher werden die Leistungen auf Papier erfasst und die Rechnungen per Post verschickt. Eine digitale Abrechnung hätte für alle Seiten viele Vorteile. „Der erste Schritt dorthin ist, die Anwesenheitszeit in den Familien direkt in einer digitalen Lösung zu erfassen.

Deshalb war es eine Grundanforderung von uns, dass sich neue Apps, beispielsweise zur Arbeitszeit- und Leistungserfassung, aus der Ferne unkompliziert auf alle Geräte aufspielen lassen“ , so Rombach. „Mit den neuen Smartphones sind wir gut aufgestellt für die Zukunft. Sie bilden die Basis, damit wir das Thema Digitalisierung weiter vorantreiben können.“